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転職の挨拶状のマナーと書き方について

転職の挨拶状の書き方にはマナーや基本フォーマットがあります。それを押さえずして書いてしまうと、見当違いの内容になってしまったり、最低限盛り込みたい内容がもれてしまったりします。転職の挨拶状の書き方についてのポイントをお伝えします。

転職の挨拶状はメールそれともハガキ?
転職の挨拶状はメールの場合とハガキの場合があります。メールのメリットは、送付する人数が多い場合でも、社内の上司、社内の先輩、社内の同期、顧客などに区分し、それぞれで一括メールを送ることができることです。ただ、デメリットもあります。それはハガキのメリットでもあるのですが、相手に開封される確率がハガキよりも低くなることです。その日は忙しく、挨拶のメールを見逃されてしまい、そのまま削除されてしまうこともあるでしょう。メールはせっかく転職の挨拶状を書いても読まれないリスクがあります。
目的を明確にするのがコツ〜転職の挨拶状
転職の挨拶状を書く時のポイントは目的をはっきりさせておくことです。転職の挨拶状の書き方は、メールでもハガキでも基本は同じです。
  • お世話になった上司や先輩:感謝の部分を重点的に
  • 自分の後任が決まっている場合の取引先:後任の引き継ぎが終わっていること、後任を宜しくお願いしたい旨を重点的に
  • 後任がまだ決まらないが、転職日が先に決まってしまった場合の取引先:後任はまだ決まっていないけれど、今後すぐに決まるなど、相手に安心をうながす内容にする。
  
大まかな枠で構成をたてる
転職の挨拶状の書き方のポイントはおおまかな構成をたてることです。
  • 拝啓:あいさつ句です。かしこまった挨拶状となるので、丁寧に始めるのをお勧めします。
  • あいさつ文:○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
    ○○部分には、季節によってこちらのような語句に変える必要があります。

    【○○部分】
    ・1月:初春、新春など
    ・2月:早春、春寒など
    ・3月:春暖、春色など
    ・4月:陽春、春風など
    ・5月:若葉、新緑など
    ・6月:初夏、梅雨など
    ・7月:猛暑、星祭など
    ・8月:残暑、秋暑など
    ・9月:初秋、新秋など
    ・10月:仲秋、紅葉など
    ・11月:初雪、初霜など
    ・12月:初冬、歳末など

  • 退社の報告
    →退職日や入社日の記入は任意です。
    →「一身上の都合」の語句を挿入する場合、日付の前に入れておきましょう。「一身上の都合により〇月〇日をもって○○を退職し・・・」など
  • 在職中の感謝の意:お世話になった取引先、上司、先輩、後輩、友人、知人などに向けた言葉です。上司の場合と友人などでは文体をかえるのがコツです。
  • 新しい転職先での抱負:
    →転職先が決まっていないが退職することは決まっており、後任の引き継ぎも決まっている場合の取引先や社内へのあいさつ文は、後任者のお引き立てを願うような文面にしておきましょう。
  • 今後もよろしくお付き合い願いたいという旨を最後につけること
  • 最後のあいさつ文
  • 敬具:結びの言葉でしめる。敬具の他には謹白でもいいようです。横書きの場合のポイントです。
    ・敬具の位置は左寄せ、右寄せどちらでもOK。
    ・日付は左寄せ
    ・名前は左寄せまたは中央。
メールの場合のポイント
転職の挨拶状は、退職日がまだ先で在職中に届けてしまおうとする場合はメールでもいいでしょう。しかし、その書き方にもいくつかポイントがあります。
  • メールで転職の挨拶状を書くことは本来のマナーではないことに対し、恐縮であるという文面をいれる。
  • 転職が未定の場合、転職先が決まったときに再度お知らせする必要があります。しかし、今回送付した人全員が、転職先を知りたいわけではないので、退職の報告の内容にプラスして、転職先の内容を知りたい方はこのメールに返信くださいなどしておきます。そして、返信のあった人にだけ、転職の報告を報告すればよいでしょう。
  • 転職先が決まっていれば、ハガキ同様、文末に転職先の会社名や住所を個人連絡先とともに記入しておくといいでしょう。
近しい友人の場合は丁寧語&散文でもOK?
親しい友人や後輩におくるハガキやメールの場合、敬語で固めた文体でなくとも、どちらかといえば手紙的な書き方でもいいようです。ただ、こちらはおさえておきましょう。
  • 退職した会社名
  • 退職日や転職日
メールやハガキの送付時期はいつ?
メールの場合、在職中におくることになります。始業時間が過ぎてしまうと、取引先など業務にかかわる人からのメールがたくさん入ってくる可能性もあります。社内メールは見落とされる可能性もありますし、忙しい中受けとるといい気分がしないのではないでしょうか。

おすすめは、始業時間の15分前に送付済みにしておくことです。そうすることで、出社している人は、始業前のメールチェックをしているでしょう。送付時間帯も記録されるので、返信したい人はすぐに返信できます。

ハガキの場合、退職後に届くようにしておきます。退職後1〜2か月以内に届くようにしておきましょう。そうでないと、相手の中の印象が薄れていく可能性もありますし、忘れていたのかなと思われるかも知れません。

ですが、退職直後は、本末転倒です。数日前に話をしたばかりなのにと思われてしまい、形式的だと思われそうです。相手が忘れかけそうなころに、ふと一枚のハガキが届けば、懐かしい気持ちを呼び起こしてもらうとともに、読んだ人に好印象を与えることができるでしょう。
転職の挨拶状は立場・TPOが書き方のコツ
転職の挨拶状は一応基本があります。お世話になった方に送るばあい、ハガキでなく封書でもいいようです。ハガキよりも封書が礼儀正しいとされるからです。文面においては、基本をふまえた上で、オリジナリティーが感じられるような工夫をすることが大切です。そのためには自分と相手の立場を再確認してみましょう。その人に今後もよろしくお願いしたい旨を伝える文面にしていけばいいのではないでしょうか。
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