転職活動をしていて内定を獲得することは、とても喜ばしいことですが、辞退したいときもあるでしょう。そのようなときにどんな断り方をすればいいのか分からず、困ってしまう人も少なくありません。ここでは、上手な内定の辞退方法について説明していきます。

内定を辞退したい旨を伝える方法は大きく分けて、メールと電話の2つです。電話で人事担当者に直接伝えるのが望ましいですが、内定の承諾前であればメールでもさほど問題ありません。メールの文面には、内定を頂いたことに対して一言お礼の言葉を添えた上で、内定を辞退したいということを伝えましょう。

メールで辞退する場合

このとき、簡単に一言理由も付け足しておきます。他社からも内定を得ていることが理由の場合には、そのまま正直に伝えて問題ありません。ただ、社風が合わないと感じた場合には、別の理由で断った方が無難です。自分のやりたい仕事や想像していた業務内容と異なっていたことなどを挙げるのがいいでしょう。辞退したい理由が会社側にあるのではなく、自分側にあるといったニュアンスにすると波風が立ちにくいです。

電話で辞退する場合

電話で内定を辞退する場合にも、最初にお礼の言葉を述べた上で、ワンクッション置いてから、辞退したい旨を伝えます。メールと異なり、辞退したい理由は最初から言わなくても大丈夫です。人事担当者が理由を聞いてきたら、メールの場合と同じような具合で理由を伝えます。理由を言いたくない場合には、謝罪の言葉を述べた上で回答を控えても問題ありません。そして、電話を切る際にも一言謝ってから切ります。声色もできるだけ申し訳なさそうな具合に聞こえるようにして話しましょう。

エージェントを利用している場合

転職エージェントなどを利用している場合には、辞退の連絡を行う際にもエージェントを通して行います。人事担当者に連絡を入れる場合と同様に、申し訳ないという気持ちが伝わるように謝ることが大切です。

直接伝える場合

人事担当者によっては、直接会って辞退理由を聞きたいと言ってくるかも知れません。辞退する意思が既に固まっているのであれば、直接会うのは避けた方が無難です。断りづらくなってしまいます。直接会うように求めるのは、辞退を撤回させるのが目的であるためです。他に内定を得ている他社の待遇を聞いた上で、給与を上げるなどして交渉してくる可能性も高いでしょう。 直接会う場合には喫茶店などを利用するのが一般的ですが、稀にレストランなどに誘われることもあります。その場合は、豪華な食事をごちそうしてもらえることになるため、非常に断りづらい雰囲気になってしまいます。辞退するつもりなら、食事への誘いは行かないようにしましょう。

内定の通知を受けていても、まだ承諾していない段階であれば、辞退されることも十分に想定しています。しかし、承諾をした後となると話は別です。会社側では入社してくれることを前提に事を進めています。承諾の通知を受けた時点で他の応募者への不採用通知を送る会社も多いでしょう。そのため、承諾後は辞退できないと思ってしまう人もいるかも知れません。 しかし、承諾後であっても辞退することは可能です。ただ、会社側にとっては寝耳に水の話であるため、トラブルに発展してしまうこともあります。辞退の連絡をするときには、メールではなく電話で話しましょう。メールの場合には一方的な印象を与えてしまい、お詫びの気持ちが十分に伝わりません。電話で丁寧に謝罪するような具合で、辞退の意を伝えましょう。 また、承諾後の内定辞退の連絡は、相手に伝えづらいため、先延ばしにしてしまう人もいるかも知れません。しかし、辞退の意思が固まった時点で連絡をしておきましょう。遅くなればなるほど、会社が被る迷惑の度合いは大きくなっていきます。早めに連絡をしておけば、会社側が被る迷惑も小さくて済み、波風も立ちにくいものです。 転職活動をしている人の多くは複数社に応募するのが一般的です。一社ずつ応募して、結果が分かってから次を受けるというやり方をする人はあまりいないでしょう。そのため、志望順位の高い会社からの連絡を待っている状態で、他社から内定の返答を求められることもあります。そのような場合には、承諾するかどうかを保留しておきましょう。その際にはいつまで返答できるかどうかを具体的な日付を出した上で人事担当者に伝えます。会社にもよりますが、おおむね1週間程度であれば待ってもらえることが多いです。承諾の返答を保留しておけば、承諾した後に辞退するようなことは避けられるでしょう。

人事担当者は、転職活動をしている人が同時期に複数社に応募していることは十分承知の上で内定を出しています。内定を辞退されることも想定の範囲内です。承諾を受けるまでは、辞退されても困らないようにして事を進めています。しかし、それでも当然のようにして断られると、人事担当者としてもあまり良い気分ではないでしょう。一人に内定を出すのにも時間と費用がかかっています。そのため、内定を辞退する際には、お詫びの気持ちが相手に伝わるように連絡しましょう。