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メールでのやり取りのマナーとは?最低限のポイントを抑えよう

転職活動において、応募企業とメールでのやり取りをすることがあります。その際に、幼稚だと思われるメールの書き方をしてしまうと、社会人としてのマナーが出来てないなと思われ、採用において減点対象になってしまいます。転職におけるメール返信のポイントをお伝えします。

返信機能、転送機能どっち?
転職活動をしている場合、企業からメールが届くことがありますね。それに対して返信をする場合、迷うのが返信か転送かではないでしょうか。複数の人に送付されている場合、転送にした方がいいのかもしれません。しかし、転職活動におけるメールは、返信機能を使うようにしましょう。 NGなのは、新規作成で返信してしまうことです。企業側にすれば、新しいメールが届くことになり、企業が送信したメールを探す時間が無駄になってしまいます。その結果、確認が遅れてしまい、返信が遅いと誤解を招くことになります。 24時間以内にPCで返信しよう 企業からメールを受け取った時、2,3日後でも返信すればいいかなと思うことがあります。沢山の応募企業から返信が来ていれば尚更です。しかし、返信は遅くても24時間以内にしておきましょう。
まずは名乗りましょう
転職におけるメールが企業からあった場合、まず返信をします。この時、最初にも最後にも自分の名前を書かずに返信ボタンを押してしまうことがありますが、それはNGです。企業からすれば、誰からのメールかわからなくなります。後でこのメールが〇〇さんだったと分かった時、やはり減点対象となる可能性は大いにあるでしょう。そして、メールの文章が長い場合は特に最初に自分の名前を名乗ります。文章を読みながら、採用担当者がこの人は一体誰なのかとずっと感じながら読み進めなければいけなくなります。スクロールして最下段まで行き、調べなければいけないとなれば、時間の無駄になります。なので、自分の名前は挨拶時に名乗るようにしておきましょう。 例)この度はメールをいただき有難うございます、御社に応募しております〇〇〇〇と申します。 「さて」というアイテムは便利?結びの挨拶の例 メール文では、最初に挨拶をした後、人間味を出すために、季節柄の挨拶を取り入れたり、何度もメールをいただいている場合は、時事の話題を文章の最初に入れたりします。この時、あまりくどくなると前置きが長くなるので、頭でっかちなメールになります。メールも手紙と同様に、前置き、伝えたい内容(質問など)、締めくくりとバランスのいい文面に仕上げていくことがコツです。 季節の挨拶を取り入れたとしましょう。その後、企業に対して質問を述べたいと思っているとしましょう。この場合、単に行を変えるだけでもいいのですが、「さて」という言葉を入れることで、文面を今からオフィシャルな内容にしますよという前置き的な意味合いを持たせることができます。 例)いつもお世話になっております、〇〇〇〇です。ここ数日暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。 さて、〇〇の件で質問がございます。 結びの挨拶も工夫しておくことが出来ればなおよいでしょう。おすすめの締めくくりはこちらです。
  • お花見の季節、お忙しい毎日だと思われます。面接でお会いできる日を楽しみにしております。
  • 今年は厳しい残暑が残るそうですが、どうかお体にお気をつけてお過ごしください。
  • 秋が深まる折、ご自愛くださいませ。
  • 年末に向けて多忙な折、どうぞご自愛くださいませ。
これらは一例ですが、忙しい中、時間を割いてメールをしてくれた方に対するいたわりの気持ちを伝えられるような文面であればいいのではないでしょうか。
質問などの内容が長文になる時のコツ
転職においてメールの返信をする時、読みましたという確認の返信メールである場合の他に企業からのメールを読んだあと、質問事項が出てきました。その為、こちらから質問を投げかける形での返信があります。この場合において、質問内容が長くなってしまったらどうするかをご紹介していきます。 改行や一行あけを上手く活用しよう! 企業からのメールは、転職活動中といえども、ビジネスメールだと認識することが大切です。ビジネスメールで長すぎる内容の場合、改行や1行空白をつくる等うまく使用するととても見やすい文章になります。 また、質問内容が多岐にわたる場合は、番号を質問の前につけることで分かりやすくなります。 質問が多いけれど、書き方で自身が持てない場合は、箇条書きにするなどして工夫する努力をしましょう。具体的に質問をしてみるのもいいかと思われます。
メールアドレスも意外に大事?
スマホのアドレスなどは、私用部分も含まれているので、自由にアドレスを設定しても構いません。しかし、PCのアドレスで転職活動用に設定する場合は、あまりにもくだけてしまっているアドレスなどは使用しないほうが無難です。ビジネス用途ではないと評価され、マナーが無いと思われることもあります。 メールアドレスは最高でも15文字くらいまでにし、覚えてもらいやすいマナーを守った簡潔なものがおすすめです。 スマホやガラケーのメールアドレスを連絡先に指定しない スマホやガラケーのアドレスを、履歴書に書くのはNGです。なぜならば、
  • PCからのメール受信拒否をしている場合がある
  • 文章や画像の添付ファイルの容量が小さいので資料を受け取れない可能性が出てくる。
転職活動をするときは、Gメールやyahooメールを活用し、転職活動専用のアドレスを作っておくことをおすすめします。PCメールを設定しておき、スマホなどでは、Gmailやyahooメールのアプリを表示しておけば、いつでも受信の確認が出来るのでおすすめです。
転職活動の単なる一コマ?メールは小さな贈り物〜好印象を狙おう
たかがメール、されどメールです。これからはフリーランスや在宅勤務が増える時代なので、メールはコミュニケーションツールとして、より重要性を増すことでしょう。マナーや人間味あふれるメールは、転職活動でも好印象を残せます。もう一度、ご自身の送付したメールを見直してみるのはいかがでしょうか。
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