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転職志望先から電話がかかってきた!折り返しや対応の仕方について

転職活動では、応募先の企業から電話がかかってくることがあります。電話面接以外の場合、合否にまで関係しないようですが、あまりにも非常識なかけ方をすると、内定にも影響が及ぶこともあるでしょう。そうならないために、転職応募先からかかってきた電話の折り返しやかけ方のコツをお伝えします。

転職時は未登録の電話番号にもアンテナをはろう
登録していない電話番号が表示されている場合は、ネット検索してみましょう。企業名が出てくるはずです。転職応募先からの電話に対して、折り返しのかけ方等によっては好印象を残すことや悪い印象を与えることもあります。 下記、電話の際の言葉がけ、注意事項に関してご紹介します。 まずは挨拶をしよう すぐに自分の名前を名乗るのはNGです。その前に、まずは「おはようございます」、「こんにちわ」、「こんばんは」などの基本的な挨拶をしましょう。 電話に出た人が、留守電に残してくれた人でなくても、電話をいただいたことへのお礼、そして電話に出られなかったことへのお詫びを述べるのを忘れずに。 担当者につないでもらうための依頼をする 「〇〇様(分からなければ、採用ご担当者様など)はいらっしゃいますか?」
担当者が不在の際の対応は
担当者が不在だと言われてしまった場合の対応をご紹介します。 担当者がいつ戻ってくるのか聞く 「承知いたしました。〇〇様(採用ご担当者様)はいつ頃お戻りになられるでしょうか?」 担当者がいる時間帯にこちらからかけなおす旨を伝える 「それでは、〇時頃にこちらからかけ直します。」 最期は、必ず挨拶をしてから、3秒ほど待ってから電話を切るようにしましょう。 「お時間いただき有難うございました、それでは失礼いたします。」
折り返してはいけない時間帯がある?
転職応募先から電話がかかってきた時の折り返しの電話において、悪い印象を残さないようにするためのかけ方の1つに、電話をかける時間帯があります。NGな時間帯はこちらです。
  • 昼休み中
  • 始業時間から11時くらいまで
  • お昼前
  • 終業時刻付近
昼休みは労働時間外であり、外食されている場合は、不在であることも。幸い電話に出てくれるとしても受けた側に悪い印象を与えてしまいます。どうしてもこちらが勤務中で、昼休みにしかかけることが出来ない場合は、昼休みが終わる直前の時間帯にかけるようにしましょう。午後からの仕事の準備をしているはずです。 始業時間あたりでは、取引先からの電話や、予定に沿って業務を進めている時間帯ですので厳禁ですね。もちろん電話には出てもらえますが。 終業時刻付近では、残業をしないと決めている方なら早く帰る準備をしているところなので、出来れば避けましょう。 このようなことから、折り返しの電話に好ましい時間帯は、14時〜16時半くらいまでとなりそうです。
折り返しの電話〜直前のポイント
転職活動において、転職応募先からの電話で折り返す時、好印象を残すかけ方をするためのコツは余裕感です。余裕を持たせるためにもいくつかの準備が必要ですね。
  • 静かな場所でかける
  • 姿勢を正して深呼吸してから折り返す
  • 必ずメモを準備する
基本的な言い回しを練習しておく 転職応募先からの電話は、気楽に話して下さることが多いですが、それでも立場をわきまえて話すことが求められます。
  • ハイ(相槌の意味)
  • 承知いたしました。(了解の意味)
  • 申し訳ございません
  • 〇〇様はいらっしゃいますか?
他に気を付けることとして、会話の前に「あの」、「その」、「えっと」、などの前置き的な言葉は使わないようにしましょう。 今お時間よろしいでしょうか? このフレーズは忘れないようにしましょう。もしも、相手にとって都合の悪い時間であれば、相手はこちらに今、電話が出来ない旨をあえて伝えなければいけなくなるからです。こちらから聞くことにより相手は、今は都合が悪いと伝えやすいでしょう。
上手く話す自信が無い場合のコツ
上手く流暢に話せるに越したことはないでしょう。しかし、そこに気持ちがこもっていなければ好印象にはなりません。それに上手く話す自信が無い場合、無理に上手く話そうとすると違う所でボロが出てしまいます。これらに重点を置くことで、意外と流暢に話せるものですよ。 ハキハキ話すことだけに徹する ハキハキ話すコツは、口を大きく開けて発音をこころがけることです。そうすると自然に声も大きく通りやすくなりますから。 電話を切るタイミング〜楽しい気分になればOK? 電話を切るタイミングですが、相手からかかってきた時は、相手が切るまで切らないようにします。自分から折り返しの電話をした場合は自分から切るのがポイントです。タイミングが難しいところです。相手が要件を伝え終わり、ホッと一息ついた時、つまり間があった時が理想です。 もしも、タイミングがつかめない場合は、沈黙の間があった時に、今日はお電話有難うございました、とあとは流れにまかせるのも1つです。しかし、相手が急いでいる様子であるなどする場合は、出来るだけ早めに切るようにしましょう。
すぐに折り返すのがポイント
転職応募先からの電話は、とにかく着信に気付いたらすぐに折り返しをすることで誠意を伝えましょう。そして電話をしたのに不在の場合でも、翌日にまた折り返しましょう。このように、一日一度はこちらから電話をし、相手につながるようにしていくのが折り返しの際のかけ方のポイントです。
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