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仕事に欠かせないさまざまなマナー

マナーとは、お互いが気持ちよく仕事をするためにあるもの。一人ひとりの心がけ次第で仕事環境が変わることを忘れずにいましょう。

【基本編】仕事の基本「ホウ・レン・ソウ」

「ホウ・レン・ソウ」とは、“報告”・“連絡”・“相談”の頭の文字をとったもの。業務をスムーズに行なうために必要なルールです。しっかりと身につけて仕事のミスやトラブルを防ぎ、円滑に仕事をしましょう。

報告
報告は一から十まですべて報告すれば良いというものではありません。だらだらと話をしていても、時間のムダ。状況に応じて口頭か書面か、資料をつけたほうがよいのかなどを考えましょう。
連絡
予期せぬアクシデントなどに見舞われたら、すぐ上司に「連絡」をすること。5W2H(いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように、いくら)を使って、的確に伝えましょう。
相談
部下をフォローするためにいるのが上司。判断に困ることを相談するときは、何を相談したいのかを明確にしてから相談しましょう。そのときは相手が分かりやすいように自分なりの答えや、対策を準備してから相談することが大切です。
【基本編】オフィスのルール
オフィスでは、あなたが所属している部署以外にもたくさんの人が一緒に働いています。オフィスを気持ちよく使うために、最低限のマナーはしっかり守りましょう。
出勤時間
始業時間のぎりぎりに出社すると、事前準備もまったくできていない状態で、仕事を始めなければなりません。そんな状態では、もし朝一番にトラブルが発生しても柔軟な対応はできないでしょう。多少、電車が遅れても間に合うぐらいのゆとりをもって、始業時間の10分前ぐらいまでに出勤することを心がけましょう。
遅刻・欠勤
欠勤・遅刻の理由を添えて、必ず電話で会社に連絡をいれましょう。遅刻で出社したら、かならず上司に一言お詫びを、欠勤した場合は翌日出社したら上司にお礼を言いましょう。
喫煙
最近では全面禁煙もしくは分煙のオフィスが増えています。禁煙スペースで“自分1人ぐらいなら吸ってもいいだろう”という甘い考えはご法度です。喫煙する場合は、会社が指定する場所で吸いましょう。
セキュリティー
仕事をするうえで、パソコンは必需品。1人に一台のパソコンが支給されている会社が大半です。メールなど、各パソコンには機密情報がたくさんあることでしょう。もし、席をはずしているほんの一瞬に“機密情報を読まれてしまった”ということであれば、大問題になります。そのため席をはずすときはロックをかけたり、モニターの電源を落とすなどして、画面を見られないように注意しましょう。また、USBメモリーなどで文書を社外に持ち出すのはやめましょう。
公共スペース
・私用で会社の電話は使わない
・エレベーター内で、大声で話したりするのはNG
・洗面台をつかったあとは髪の毛や石鹸の泡などがついてないか確認すること
・パウダールームで長時間のおしゃべりはしない
【基本編】電話の正しい対処法
電話の受け方
1.電話に出るときは3コール以内

電話は3コール以内に出るのがマナーです。相手に聞き取りやすいように早口ではなく、ゆっくりと社名を告げましょう。

「お電話ありがとうございます。株式会社転職商事でございます」
もし、電話に出るのが遅くなったら、かならずお詫びを言ってから社名を告げましょう。
「大変お待たせいたしました。株式会社転職商事でございます」
2.相手が名乗ったら、あいさつをする
電話マナーとして、挨拶の時は面識のない方であっても、会社を代表して「お世話になっております」と必ず伝えます。
相手「株式会社○○サービスの田中と申します」 自分「お世話になっております」
3.用件を聞く
相手の用件を聞いて、次の行動を判断します。

◇判断に困る場合は、担当者に電話を取り次ぎます
自分「確認いたしますので、お待ちください」⇒電話を担当者に取り次ぐ
◇自分で判断がついた場合は次のように対応します
相手「営業部の転職太郎さんはいらっしゃいますか」 自分「転職太郎でございますね。少々お待ちください」保留ボタンを押し、内線をかける 自分「お疲れ様です。株式会社○○サービスの田中様からお電話です」

ミスを防ぐため、氏名を復唱してから取り次ぎます。もし、15秒以上待たせてしまうようであれば、電話をかけなおしましょう

4.担当者が外出や離席中の場合
担当者が席にいない場合は、次のように対応します。
自分「大変申し訳ございません。転職太郎ですが、ただいま外出しておりまして、帰社時間が18:00の予定となっております」
上記のことを告げ、相手の行動を見て判断します
◇折り返し連絡がほしい
相手の連絡先を必ず復唱してメモしましょう。
自分「恐れ入りますが、念のためご連絡先をお伺いしてもよろしいでしょうか」
◇伝言を依頼された
伝言をメモに残し、復唱します。先方に自分の名前を伝えるのを忘れずに。
電話のかけ方
1.社名と名前を告げ、挨拶をする
相手に聞き取りやすいようにゆっくり・はっきりと話しましょう。電話マナーとして、挨拶の時は面識のない方であっても、会社を代表して「お世話になっております」と必ず伝えます。
「株式会社○○サービスの田中と申します。お世話になっております」
2.取り次ぎの依頼をする
用件を話す前に、簡単な挨拶を加えると丁寧な対応に聞こえます。
「恐れ入りますが、営業部の転職太郎様をお願いします」
3.用件を伝える
話は短くまとめましょう。ダラダラと話すのはNGです。
「明日のアポイントの件ですが、時間の変更をお願いできますでしょうか」
4.電話を切る
用件が済んだら、お礼などを一言添えて電話を切りましょう。
電話を切るときは相手が先に切ったことを確認してから、静かに切ること。用件が済んだからと、すぐ切ったり、ガチャンと大きな音を立てて切る事は相手に大変失礼な行為です。
「お忙しいところ、ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします」
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