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メールって、どう書けばいい? 書き方の疑問Q&A
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メールって、どう書けばいい? 書き方の疑問Q&A
メール文を作成するとき“こういうときはどうしたらいいんだろう?”と思うことはありませんか? ここでは、そんなアナタのちょっとした疑問に答えます。
Q.取引先にメールを送るとき、上司にも一緒にメールを送りたいのですが、どうすればいいですか? A.To、CC、BCCを状況によってうまく使い分けよう
「To」は、メールを送りたい人のアドレスを入力するところです。同じ内容のメールをToに宛てた人すべてに送ることができます。「CC」は、メールの内容についてCCのアドレスの人も知っておいてほしいという場合や、受信者にCCの人にも同じ内容を送っていますという合図をする場合に活用します。また、「BCC」に入力されたメールアドレスは受信者には表示されません。メールを出す取引先と面識のない上司にも内容を送りたい場合は、BCCを活用するとよいでしょう。
Q.メールを出した後、メールが届いたかどうか確認の電話はしたほうがよいのでしょうか A.場合によっては、電話も必要です
送信した内容が複雑な時など、場合によってはメールで済ますのではなく、メールを送信したあとに、電話で確認して内容を補足するのもビジネステクニックの1つ。メールでは伝わりきらない感情や表現を感じ取ってもらうために、電話を入れてもよいでしょう。お客様から“丁寧な人だな”という印象をもっていただけることもあります。
Q.メールの返信はいつまでにすればいいの? A.返信はすみやかに行ないましょう
1日∼2日以内を目安に、返信をしましょう。その場ですぐに答えられないメールの場合は、メールを受け取ったということだけでも返信することが大切。「結果については、▲日ぐらいかかりそうです」など、ひとこと付け加えると相手も安心します。そして改めて内容を練ったものを送付しましょう。
Q.はじめて人事担当者とメールのやり取りをするとき、冒頭の挨拶はどう書けばよいのでしょうか A.挨拶文のある・なしで相手の印象は大きく変わります
初めてメールをするのに、どのようなあいさつ文をいれたらよいのか迷う人は多いはず。冒頭では、“こんにちは”“はじめまして”などの短い文章でもあいさつは必ず入れましょう。もしくは、“はじめてご連絡をさせていただきます”と一言添えてもよいでしょう。また、手紙とは違いメール上では長文は好まれません。時候の挨拶などは省略しても構いません。
Q.履歴書や職務経歴書をメールで送ってもいいのですか? A.会社からの指示に合わせて対応しましょう!
会社によって、郵送かメールかで分かれる場合があります。履歴書・職務経歴書の提出を求められた場合は、メールに添付して送ってもよいのか、郵送でおくるべきなのか、必ず確認しましょう。もし、メールで送るときは、メールサイズはせいぜい数百Kbyteを目安としましょう。あまり重い添付書類は、相手のメールサーバーに負荷をかけます。それをオーバーする場合は分割して送信するのが基本です。
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